L'IMMATRICULATION DE LA COPROPRIÉTÉ
La loi ALUR et ses textes d'application ont mis en place un répertoire de l'ensemble des copropriétés du territoire. Ce registre est tenu sous forme électronique par l'Anah. Il est abondé, selon les cas, par les syndics (bénévoles et professionnels), les notaires et les administrateurs provisoires. Il est consultable, à des degrés d'information différents, par ces mêmes personnes ainsi que par les particuliers, certains établissements publics et les collectivités territoriales.
Le registre est accessible à l'adresse suivante : https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/
Toute copropriété doit être immatriculée selon l'échéancier suivant:
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Copropriétés de plus de 200 lots |
avant le 31 décembre 2016 |
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Copropriétés entre 50 et 200 lots |
avant le 31 décembre 2017 |
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Copropriétés jusqu'à 50 lots |
avant le 31 décembre 2018 |
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La loi ALUR ne précise pas quelles catégories de lots sont prises en compte afin de déterminer le seuil applicable. Un amendement au projet de loi Citoyenneté et Egalité, en cours d'examen au Parlement, prévoit que seuls les lots principaux doivent être pris en compte.
A compter du 1er janvier 2017, les notaires doivent procéder à l'immatriculation de toute copropriété nouvellement créée.
Immatriculation initiale des copropriétés
Le syndic doit immatriculer toute copropriété qui ne serait pas déjà immatriculée et dont il assure la gestion, selon l'échéancier ci-dessus.
A cette fin, il accède à son compte de télédéclarant sur le site Internet du registre et procède en deux étapes:
- il rattache la copropriété en question à son compte de télédéclarant, en fournissant les informations indiquées au 1° de l'annexe 3 de l'arrêté du 10 octobre 2016
- il procède à l'immatriculation de cette copropriété, en transmettant les informations indiquées à l'annexe 4 de l'arrêté du 10 octobre 2016
Le prédécesseur (syndic ou administrateur provisoire) est supposé avoir rempli une déclaration afin de désigner son successeur (3° de l'annexe 3 de l'arrêté). Dans ce cas, le syndic nouvellement nommé doit simplement confirmer le rattachement de cette copropriété à son compte de télédéclarant en transmettant les informations du 4° de l'annexe 3 de l'arrêté.
Si le syndic venant d'être désigné n'a pas été déclaré par son prédécesseur, il doit transmettre les informations du 1° de l'annexe 3.
Actualisation annuelle des informations
Chaque année, dans les deux mois qui suivent l'assemblée générale ayant statué sur les comptes, le syndic doit renseigner les données financières de la copropriété et actualiser toute autre information qui aurait changé. Dans les copropriétés de plus de 10 lots, le syndic doit communiquer le nombre de copropriétaires en situation d'impayé supérieur à 300€ et le montant total des impayés dus par les copropriétaires.
Renouvellement du mandat
A chaque renouvellement de son mandat pour une copropriété donnée, le syndic doit actualiser les informations de son compte de télédéclarant en indiquant les dates de début et de fin du nouveau mandat (2° de l'annexe 3 de l'arrêté du 10 octobre 2016).
Perte du mandat
Le syndic dont le mandat n'aura pas été renouvelé doit déclarer son successeur en se connectant à son compte de télédéclarant et en remplissant un formulaire avec les informations du 3° de l'annexe 3 de l'arrêté.
Dissolution du syndicat
En cas de disparition de la copropriété (par division en plusieurs syndicats, réunion de tous les lots ou expropriation), le syndic renseigne son compte de télédéclarant des informations mentionnées à l'annexe 6 de l'arrêté.
Afin de pouvoir procéder aux immatriculations ou aux consultations, le syndic doit avoir créé un compte de télédéclarant. Pour ce faire, il doit fournir un certain nombre d'informations (annexe 1 de l'arrêté du 10 octobre 2016). Il reçoit ensuite un code par courrier, qu'il doit utiliser dans un délai de deux mois afin d'activer son compte. Le syndic accède à son compte de télédéclarant en utilisant son adresse électronique et le mot de passe qu'il aura définit.
A chaque immatriculation ou actualisation annuelle, un document attestant que le syndic a satisfait à ses obligations lui est délivré. Ce document doit être conservé:
- sans limite dans le cas de l'attestation d'immatriculation
- 5 ans dans le cas de l'attestation d'actualisation
A défaut d'avoir procédé à l'immatriculation d'une copropriété selon l'échéancier imparti, tout copropriétaire ou "personne y ayant intérêt" peut mettre en demeure le syndic d'effectuer celle-ci. Si la mise en demeure reste infructueuse après un mois, une astreinte de 20€ par lot et par semaine de retard peut être infligée au syndic (qui ne peut la mettre à la charge de la copropriété, sauf s'il s'agit d'un syndic bénévole).